A.
BERTANYA
Fungsi
utama bertanya adalah merangsang, mendorong, dan menciptakan komunikasi. Dengan
pertanyaan juga dapat diketahui tingkat pemahaman mitra bicara, dapat
menciptakan umpan balik yang berharga bagi kedua belah pihak.
1. Fungsi
Pertanyaan
a. Bertanya
untuk mendapatkan informasi
Maksudnya untuk
mendapatkan kepastian mengenai fakta dan data sehubungan dengan berbagai hal.
Misalnya, kelompok yang dipimpin, untuk mengetahui keinginan mereka, keinginan
mereka, kebutuhan, latar belakang mereka dan sebagainya.
b. Bertanya
untuk menemukan motif dan mendapatkan pengertian yang mendalam
Untuk
mengetahui sudut pandang sehingga kita
bisa menyesuaikan arti, cara, dan gaya pembicaraan kita dengan pandangan dan
kebutuhan mereka.
c. Bertanya
untuk memberi informasi
Maksud
pertanyaan itu adalah untuk memberi informasi.
d. Bertanya
untuk mendapatkan partisipasi dan kerja sama dengan orang-orang yang kita ajak
bicara.
Hal ini dapat
dilakukan saat menghadapi mitra bicara yang tidak atau kurang komunikatif dan
menutup diri, sehingga dengan pertanyaan tersebut kita dapat merangsang orang
tersebut untuk mau melibatkan diri.
e. Bertanya
untuk mengecek pengertian dan minat.
Maksudnya dengan
mengajukan pertanyaan, kita dapat memperoleh umpan balik, sehingga kita bisa
mengetahui bagaimana perasaan dan pengertian mereka tentang hal sedang kita
bicarakan.
f. Bertanya
untuk mengajak berfikir
Dengan
pertanyaan kita dapat mengajak mitra bicara untuk bisa berfikir dan menyumbang
gagasan serta menilai sejauh mana kemampuannya berfikir.
g. Bertanya
untuk mencapai kesepakatan
Dengan
pertanyaan yang kita ajukan, dapat kita ketahui apakah mitra bicara kita sejutu
atau tidak dengan yang kita bicarakan.
h. Bertanya
mencari perhatian mitra wicara pada masalah
Pertanyaan yang
diajukan harus tepat, jelas pada permasalahan yang sesungguhnya dan jika perlu
ditegaskan.
i.
Bertanya untuk memberi
hati dan menciptakan saling adanya kepercayaan.
Bertanya dalam
bentuk pemberian hati yang diungkapkan, dengan menerima, mengakui pendapatnya,
akan meneguhkan pendapat kita sendiri dan meningkatkan partisipasi mitra
wicara.
j.
Bertanya untuk
menemukan gaya, cara hidup
Bertanya
maksudnya untuk mengetahui, menemukan gaya bicara mitra wicara. Pertanyaan bisa
seputar cita-cita, hobi, prestasi yang telah dicapai, hal-hal yang menarik, dan
seterusnya.
2. Macam
Pertanyaan
a. Pertanyaan
terbuka
Dipergunakan
untuk menbdapatkan jawaban atas pokok pembicaraan secara luas. Tujuannya, melibatkan mitra
bicara, mengetahui sejauh mana pengetahuan mitra wicara dalam hal itu, dan
bagaimana pendapatnya mengenai permasalahan.
Misalnya :
1) Tidak
dapat dijawab hanya dengan “ya” atau “tidak” tetapi dengan penjelasan dan
pendapat.
2) Dimulai
dengan kata “apa”, “bagaimana” dan “mengapa”
3) Mengembangkan
dialog dengan menarik perasaan dan pendapat orang yang kita tanyai.
b. Pertanyaan
tertutup
Dimaksudkan
untuk meminta jawaban ynag tegas mengenai hal khusus. Jawaban “ya”, “tidak”
atau kata “singkat”.
Misalnya :
1) Member
kemungkinan untuk memperoleh fakta dan data yang diperlukan
2) Dapat
dipergunakan untuk mengarah pembicaraan menuju pembicaraan tertentu.
3. Cara
merangsang pertanyaan
a. Beritahukan
kepada kelompok atau public kapan mengharapkan pertanyaan, selama atau pada
akhir pembicaraan, harus ada penjelasan.
b. Mintalah
agar mereka membuat catatan pertanyaan selama pembicaraan.
c. Berilah
mereka cukup waktu, terutama pendengar pasif agar dapat menjadi pendengar
aktif.
d. Tempatkan
seorang rekan di antara kelompok atau public untuk mengajukan pertanyaan.
e. Ajukan
sebuah pertayaan sendiri sebagai pancingan.
f. Berilah
motivasi untuk bertanya
4. Berlatih
bertanya dan menjawab
Hal yang harus
diperhatikan dalam mengajukan pertanyaan dan menjawab pertanyaan :
a. Apakah
pertanyaan tersebut relevan
b. Merujuk
kepada bahan yang akan muncul kemudian dalam pembicaraan
c. Sebuah
pertanyaan diajukan pada saat sesi Tanya-jawab.
Pertanyaan dapat muncul disebabkan oleh beberapa hal
:
a. Kurang
jelas
b. Terlalu
detail
c. Suatu
alasan yang tidak logis
d. Informasi
yang dijelaskan kurang lengkap.
Keuntungan berlatih Tanya-jawab :
a. Bisa
menangani sesuatu yang tidak diharapkan
b. Mengantisipasi
pertanyaan
c. Menjawab
dengan cekatan pertanyaan yang sulit.
d. Menyoroti
kelemahan sanggahan pembicara
e. Mengungkapkan
ambiguitas
f. Menjawab
pertanyaan dengan menggunakan data tambahan
5. Strategi
dan teknik bertanya.
a. Pertanyaan
diajukan pada saat yang tepat, tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat.
b. Persiapkan
pertanyaan terlebih dahulu agar pertanyaan tidak melantur dan menyimpang dari
tujuan.
c. Mengenal
orang yang kita tanyai.
d. Minta
izin sebelum mengajukan pertanyaan sehingga dapat membangun sikap saling
percaya dan memperlancar jalannya pembicaraan.
e. Pertanyaan
dimulai dari yang bersifat umum menuju pertanyaan khusus
f. Memfokuskan
pertanyaan.
g. Menghindari
pertanyaan yang kabur.
h. Menggunakan
bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti.
i.
Jangan mengajukan
pertanyaan terlalu sedikit atau terlalu banyak.
j.
Dalam mengajukan
pertanyaan, alangkah baiknya jika pertanyaan dicampur, misalnya tidak hanya
menanyakan tujuan.
k. Tidak
menggukan pertanyaan yang manipulatif.
l.
Tidak menggunakan
pertanyaan yang mengancam atau memalukan.
m. Memberi
alasan pada waktu mengajukan pertanyaan yang sensitif
6. Pengaruh
bahsa tubuh selama Tanya jawab
Ada beberapa
petunjuk dalam menggunakan bahasa tubuh sewaktu melakukan tanya-jawab :
a. Pandanglah
mereka dengan penanya secara langsung, buatlah kontak mata dengan mereka.
b. Libatkan
kelompok dalam pembicaraan sehingga merasa tidak diabaikan.
c. Jika pembicara dapat memperluas jawaban.
d. Apabila
pembicara diserang, tetaplah bersikap tenang dan meyakinkan selagi pembicara
memcari argument balasan yang sesuai dan positif dalam pemikiran pembicara.
7. Teknik
menjawab pertanyaan
Beberapa cara
dalam menjawab pertanyaan :
a. Dengarkan
pertanyaan dengan baik.
b. Buatlah
catatan pokok utama pertanyaan.
c. Tanyakan
latar belakang penanya, sehingga waktu menjawab dapat menyebut namanya.
d. Sebutkan
lagi pertanyaannya.
e. Jawablah
dengan ringkas
Ada beberapa ketentuan yang tidak boleh dilakukan
pembicara dalam memberi jawaban :
a. Jangan
kaku dan mempertahankan diri.
b. Jangan
tergesa-gesa menjawab pertanyaan.
c. Jangan
berbohong.
d. Jangan
membuat penanya malu.
e. Jangan
berdialog dengan seorang penanya.
f. Jangan
menjawab pertanyaan yang tidak relavan.
Apabila kita tidak tahu jawaban dari pertanyaan yang
diajukan, kita dapat katakan :
a. Keterbukaan,
maksudnya jujur saja bahwa kita tidak tahu jawabannya.
b. Katakan,
pembicara akan mencari dan memberi informasi kepada penanya.
c. Gunakan
forum, mungkin ada yang bisa memberi tahu jawabannya.
B.
DISKUSI
DAN RAPAT
1. Pengertian
Diskusi
Diskusi berasal
dari bahasa latin discutio yang
artinya bertukar pikiran. Syarat suatu pertukaran disebut diskusi :
a. Terjadi
antara dua orang atau lebih.
b. Dilakukan
secara lisan dan bersama-sama dalam suatu ruangan.
c. Diskusi
mencakup interaksi.
d. Mempunyai
tujuan yang jelas.
e. Setiap
anggota terbuka terhadap pemikiran dan pendapat kelompoknya.
2. Tujuan
diskusi
a. Pengambilan
keputusan
b. Untuk
memecahkan suatu masalah.
c. Penentuan
kebijaksanaan.
3. Manfaat
diskusi
a. Menciptakan
suasana saling terbuka sehingga memudahkan menerima sesuatu yang baru.
b. Adanya
kesempatan untuk memiliki pengetahuan yang luas dan beraneka ragam.
c. Dapat
menumbilkan toleransi dan kesadaran sebagai anggota dalam kelompok.
d. Dengan
adanya toleransi pimpinan mendapat feedback secara langsung, sedang peserta
bisa lebih mengenal, akan mempermudah dalam kerja sama.
e. Dari
segi psikologis akan lebih positif perkembangannya Karena dengan keterbukaan
siapa saja dapat saling melibatkan diri sehingga merasa saling membutuhkan.
Untuk mendapatkan hasil yang bermanfaat dalam
diskusi. Perlu diakan persiapan :
a. Kondisi
fisik, misalnya : tempat, ruangan, fasilitas yang diperlukan dan seterusnya.
b. Materi
atau bahan-bahan yang akan didiskusikan.
Upaya yang dapat dilakukan agar diskusi berhasil
secara optimal :
a. Penjelasan
tema serta titik pokok diskusi, berapa lama oleh pemimpin diskusi.
b. Waktu
yang diperlukan selama diskusi
Pada dasarnya pengendalian rapat dapat dilakukan
dengan cara memberikan kesempatan kepada peserta untuk berbicara secara
bergantian, saling berdebat, saling mendiskusi atau saling bargumentasi.
Setelah dipandang cukup, dapat ditarik kesimpulan. Namun pemimpin diskusi juga
harus dapat mengendalikan diskusi agar tidak terjadi kekacauan.
4. Fungsi
peserta rapat dalam diskusi
a. Sebagi
pemberi input, opini, ide, usul, pendapat dan lain-lain.
b. Membantu
membuat rumusan kesimpulan.
c. Menyiapkan
diri dengan pengumpulan data sesuai dengan pokok pembicaraan.
d. Membantu
fungsi ketua diskusi/rapat sesuai dengan kemampuan masing-masing.
e. Adanya
saling meyakinkan, keterbukaan, adanya kesediaan menerima hasil keputusan dan
melaksanakan hasil bersam dan ikut bertanggung jawab.
f. Mencari
kebenaran, bukan mencari menang.
John Hommes dalam bukunya
Communicatie tussen mensen (1980) menggambarkan model beberapa macam rapat:
a. Tukar
menukar informasi.
Masing-masing
peserta harus menyampaikan tujuan dari kehadirannya.
b. Pemecahan
problem
Ide, informasi, data dan seterusnya
dikumpulkan, dianalisis, diolah sampai ditemukan masalah pokoknya.
c. Membuat
suatu keputusan
Masalah diolah
dan ditemukan untung/ruginya, positif/negatifnya sampai pada masalah pokoknya,
dan alternative lain.
C.
RINTANGAN
DALAM KOMUNIKASI DAN CARA MENGATASINYA
1. Apabila
mengalami kesulitan karena kurang ada kecakapan berkomunikasi, hasil kurang
efektif, maka perlu mempelajari teknik berkomunikasi, terbuka dan mau melatih
diri dengan tekun, tidak takut resiko.
2. Sikap
kurang tepat, karena kurang bergaul, terlalu egois, perlu mempelajarietiket
bergaul, bermuka manis, rendah hati namun bisa tegas, sehingga dapat
memperdalam hubungan kemanusiaan.
3. Pengetahuan
yang kurang mengakibatkan adanya jarak dalam pergaulan. Perlu kesadaran untuk
meningkatkan diri dengan berbagai cara, banyak membaca, mendengarkan dengan
serius untuk mendapatkan pengalaman, mengikuti penataran-penataran semacam itu.
4. Kurang
memahami system social. Sangat penting dan perlu mempelajari kebiasaan, budaya,
tradisi ditempat tersebut.
5. Adanya
rasa curiga, prasangka, tidak percaya yang tidak mendasar. Untuk mengatasinya
perlu meningkatkan saling adanya pengertian yang jelas, memberi kejelasan
dengan sabar, memperhatikan ketepatan informasi yang diberikan.
DAFTAR PUSTAKA
Rumanti,
Sr. Maria Assumpta. 2005. Dasar-dasar Public Relations. Jakarta : Gramedia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar