Catatan-catatan Vitha: UPAYA MENINGKATKAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL DALAM ORGANISASI KANTOR

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi laju pesat, cenderung tak terkendalikan bahkan hampir-hampir tak mampu dielakkan. Dunia senantiasa mengalami perubahan dari waktu ke waktu dan perubahan itu semakin cepat dan semakin cepat. Seiring perkembangan itu, semakin kurang pula komunikasi antar individu dalam lingkungannya, termasuk komunikasi dalam organisasi. Baik dalam organisasi pemerintahan, sosial maupun pendidikan.

Sehingga banyak terjadi pergolakan-pergolakan dalam organisasi tersebut, seperti yang sering terdengar maupun terlihat, maraknya demonstrasi yang dilakukan karyawan terhadap atasannya; pelajar terhadap staf pengajar, malahan ada juga terlihan demonstrasi guru dan karyawan-karyawati terhadap kepala sekolah; dan demonstrasi masyarakat umum terhadap pemerintah.

Semua itu bisa terjadi karena tidak adanya transparansi dari atasan terhadap bawahannya, staf pengajar terhadap pelajar dan pemerintah masyarakat. Bagaimana mungkin tercipta transparansi jika tidak adanya komunikasi yang baik dalam setiap organisasi tersebut.

Apalagi mengingat kantor adalah tempat atau wadah untuk melaksanakan kegiatan orgaanisasi. Namun jika dalam lingkungan kantor tersebut terjadinya ketegangan akibat komunikasi yang tidak lancar antara pimpinan dengan bawahannya, bagaimana mungkin dalam kantor itu dapat terwujud tujuan yang telah ditetapkannya. Mungkinkah organisasi itu bisa berkembang?

Untuk itulah dibutuhkannya lingkungan yang kondusif untuk mendukung proses pencapaian tujuan organisasi tersebut. Namun jika komunikasi dalam organisasi itu tidak baik, mustahil akan terwujudkan lingkungan organisasi yang aman, nyaman dan insani yang mendukung kegiatan organisasi tersebut.

Apalagi komunikasi merupakan hal utama yang dapat mempengaruhi hubungan antar pimpinan dengan bawahan, dan bawahan denngn bawahan. Apabila kita tidak mengetahui kiat-kiat sukses untuk meningkatkan komunikasi interpersonal dalam lingkungan kantor tersebut, tentu hubungan antarpersonal yang ada dalam organisasi kantor tersebut juga tidak akan efektif.

B. Tujuan Penulisan

Sesuai dengan masalah yang di angkat, maka makalah ini penulis kemukakan tujuan yang ingin dicapai yaitu untuk memberi informasi mengenai cara meningkatkan komunikasi antara :

1. Pimpinan dengan karyawan yang dipimpinnya dalam lingkungan kantor.

2. Sesama karyawan di lingkungan organisasi.

C. Rumusan Masalah

Adapun masalah yang diangkatkan pada penulisan makalah ini adalah :

1. Mengapa kita perlu berkomunikasi ?

2. Apa yang menyebabkan komunikasi antarpersonal dalam lingkungan kantor itu tidak efektif ?

3. Apa dampak yang ditimbulkan oleh komunikasi yang tidak efektif ?

4. Bagaimana cara meningkatkan efektifitas komunikasi antar personal dalam lingkungan kantor ?

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Komunikasi Interpersonal

Komunikasi intrapersonal yaitu komunikasi yang terjadi dalam diri sendiri. Dalam diri kita masing-masing terdapat komponen-komponen komunikasi, seperti : sumber, pesan, chanel, penerima dan balikan. Jika dalam komunikasi intrapersonal hanya seorang yang terlibat, sedangkan dalam komunikasi interpersonal melibatkan dua orang atau lebih. Meskipun dalam komunikasi intrapersonal penyampaian pesan mulai dan berakhir dalam diri individu masing-masing, namun komunikasi intrapersonal mempengaruhi komunikasi intrapersonal dan hubungan dengan orang lain. Wenburg dan Wilmat (1973) menyatakan bahwa persepsi individu tidak dapat dicek oleh orang lain, tetapi semua arti atribut pesan ditentukan oleh masing-masing individu. Persepsi seseorang memegang peranan penting dalam menginterpretasikan pesan.

Semua pesan diciptakan bermula dalam diri kita. Kita bereaksi menurut perbedaan personal kita terhadap pesan disekeliling kita. Inilah yang membuat komunikasi kejadian yang bersifat personal, karena tidak pernah dapat dipisahkan dari interaksi kita dengan orang lain.

Jadi komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang satu orang lainnya atau biasanya diantara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. Dengan bertambahnya orang yang terlibat dalam komunikasi, menjadi bertambahlah persepsi orang lain dalam kejadian komunikasi, sehingga bertambah komplekslah komunikasi tersebut.

B. Klasifikasi Komunikasi Interpersonal

1. Reaksi Intim

Reaksi intim merupakan komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan yang lainnya yang sudah mempunyai hubungan yang dekat. Misalnya, Pasangan yang sudah menikah, anggota keluarga, dan orang-orang yang memiliki ikatan emosional yang kuat. Biasanya percakapan ini bersifat pribadi. Kekuatan dari hubungan, menentukan iklim interaksi yang terjadi. Contoh lainnya yaitu hubungan yang terlihat diantara dua orang teman baik dalam organisasi, yang mempunyai interaksi personal mungkin diluar peranan dan fungsinya dalam organisasi.

2. Percakapan Sosial

Percakapan sosial interaksi untuk menyenangkan seseorang secara sederhana dengan sedikit berbicara. Percakapan biasanya tidak begitu terlibat secara mendalam. Percakapan ini meliputi percakapan tentang perhatian mengenai sesuatu. Misalnya, dua orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat diluar organisasi, seperti : family, sport, dan isu politik.

3. Interogasi atau Pemeriksaan

Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada dalam control, yang meminta atau bahkan menurut informasi dari orang lain. Percakapan ini biasanya meliputi percakapan untuk memperoleh informasi mengenai sesuatu hal, dan terbatas pekerjaan untuk penyelidikan. Misalnya seorang guru memeriksa seorang siswa terkait sebuah kehilangan diruang kelas. Meskipun bentuk komunikasi ini tidaklah selalu diingini, tetapi ada dalam organisasi. Misalnya bila seorang karyawan dituduh mengambil barang-barang organisasi untuk kepentingan pribadi. Biasanya karyawan tersebut diinterogasi oleh atasannya untuk mengetahui benar atau tidaknya tuduhan itu.

4. Wawancara

Wawancara adalah suatu bentuk komunikasi interpersonal dimana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab. Salah seorang mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi dan yang lainnya mendengarkan dengan baik kemudian memberikan jawaban yang dikehendaki sampai tujuan wawancara tercapai. Misalnya, seorang dosen penasehat akademis mewawancarai mahasiswa yang dibimbingnya untuk mendapatkan informasi yang lebih jauh mengenai mahasiswa tersebut.

C. Kebutuhan Komunikasi Interpersonal

Tiap-tiap individu mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda, yang bersifat fisik, maupun biologis. Diantara kebutuhan itu adalah kebuhan makan, minum, dan udara. Selain dari kebutuhan itu, individu juga mempumyai kebutuhan interpersonal atau kebutuhan social yang dipenuhinya melalui komunikasi interpersonal. William C. schutz (1966) mengidentifikasi tiga macam kebutuhan interpersonal, yaitu ;

1. Kasih Sayang

Kebutuhan akan kasih sayang adalah kebutuhan untuk mempertimbangkan apakah diri kita disukai atau disayangi oleh orang lain. Misalnya, dalam organisasi atau dalam sebuah kelas kelihatan bahwa seseorang disukai oleh tiap orang. Orang ini mempunyai pemikiran yang lurus dan sanggup menghadapi hampir semua orang dengan siapa mereka mengadakan kontak.

2. Diikut Sertakan

Kebutuhan diikutsertakan merupakan kebutuhan merasa berarti dan diperhitungkan keberadaannya ditengah-tengah orang lain. Orang ini sanggup menangani situasi dengan atau tanpa orang lain, karena dia sudah memiliki konsep dan perhitungan dalam dirinya. Jadi ada atau tidaknya orang lain, tidak akan mempengaruhi pendiriannya.

3. Kontrol

Kontrol akan timbul karena karena rasa tanggung jawab dari kepemimpinan. Hampir semua kita mempunyai beberapa kebutuhan mengontrol orang lain atau lingkungan disekeliling kita, tetapi kekuatan kebutuhan ini dan cara menyatakannya berbeda-beda.

D. Asiokma Komunikasi Interpersonal

1. Komunikasi Tidak dapat Dielakkan

Sering kita mengira bahwa komunikasi sebagai sesuatu yang disengaja, bertujuan, dan dimotivasi secara sadar. Kebanyakan memang demikian, tetapi dalam keadaan lain kita berkomunikasi meskipun kita tidak mengiranya atau bahkan tidak menginginkan berkomunikasi,. Misalnya, seorang siswa duduk dibelakang dengan muka yang tidak ada ekspresi, atau barangkali mungkin sedang menatap kemuka kelas atau mungkin menatap keluar jendela. Meskipun siswa itu berkata bahwa ia tidak berkomunikasi dengan guru atau teman lainnya, namun jelas bahwa siswa itu mengkomunikasikan banyak hal. Diantaranya, mungkin dia tidak ada perhatian atau merasa bosan dengan pelajaran yang diterangkan guru tersebut.

2. Komunikasi Tidak dapat Dibalikkan

Komunikasi interpersonal adalah proses yang tidak dapat dibalikkan. Kita tidak pernah dapat membuka kembali apa yang telah selesai kita kerjakan. Apa yang telah dikomunikasikan tetap telah dikomunikasikan, kita tidak dapat untuk tidak mengkomunikasikan kembali, meskipun kita mencoba untuk merubah, meniadakan atau mengurangi efek dari pesan kita.

3. Komunikasi Mempunyai Isi dan Dimensi Hubungan

Komunikasi secara luas menunjukkan kepada kita dunia nyata, yaitu sesuatu yang diluar diri si pembicara dan pendengar. Akan tetapi dalam waktu yang sama, komunikasi juga menunjukkan hubungan diantara kedua pihak. Misalnya, seorang guru mungkin berkata kepada seorang siswa, temui saya setelah jampembelajaran ini. Pesan sederhana ini mempunyai aspek isi yang menunjukkan respon yang bersifat tingkah laku yang diharapkan, seperti siswa menemui guru setelah jam pembelajaran

4. Komunikasi Meliputi Proses Penyesuaian

Komunikasi mungkin hanya terjadi pada kelompok-kelompok yang saling memberi system tanda yang sama. Ini keliatan bila sipembicara menggunakan bahasa yang berbeda dengan sipendengar , orang tidak akan dapat berkomunikasi. Misalnya, bila orang asing yang berbahasa inggris datang dan berkomunikasi dengan bangsa kita yang tidak mengerti bahasa inggris, tentu tidak akan terjadi komunikasi verbal.

5. Hubungan Ditentukan Oleh Pemberian Tanda

Peristiwa komunikasi adalah transaksi terus menerus. Apa yang menjadi stimulus dan apa yang menjadi respon dalam suatu komunikasi tidaklah mudah untuk menentukannya

6. Interaksi Dipandang Sebagai Sesuatu Yang Simetris

Dalam hubungan yang simetris diantara dua orang individu, tingkah laku yang seorang merupakan kaca bagi tingkah laku lainnya. Tingkah laku seorang merupakan refleksi dari tingkah laku lainnya. Misalnya, jika seorang mengomel, maka anggota yang lainnya berespon secara tidak baik.

Dalam hubungan yang saling mengisi atau melengkapi, dua orang individu terlibat dalam tingkah laku yang berbeda dengan tingkah laku yang lainnya, yang berfungsi sebagai stimulus untuk melengkapi tingkah laku lainnya. Dalam hubungan melengkapi perbedaan diantara dua pihak adalah maksimum dan kedua mereka menduduki posisi yang berbeda, satu tinggi dan satu lagi rendah.

E. Teori-teori Komunikasi dalam Konteks Interpersonal

Teori-teori komunikasi interpersonal, artinya teori-teori yang banyak diaplikasikan dalam konteks hubungan antaerpersonal, yakni proses komunikasi yang terjadi antara dua orang, baik langsung maupun yang menggunakan media tertentu.

Beberapa teori yang tergabung dalam konteks intrapersonal yaitu :

1. Communication Pragmatics/Interaction View

Communication pragmatics/interaction view yaitu pandangan interaksional dalam komunikasi interpersonal. Teori ini biasa digunakan untuk menjelaskan kasus-kasus yang terjadi dalam kehidupan sehari-hari, baik dilingkungan keluarga, sekolah, pekerjaan, kelembagaan informasi, atau dimana pun peristiwa komunikasi itu terjadi.

2. Competence

Kompetensi komunikasi adalah suatu kemampuan untuk memilih perilaku komunikasi yang cocok dan efektif bagi situasi tertentu. Model yang sering digunakan untuk menjelaskan kompetensi ini yaitu model komponen yang meliputi tiga komponen, yaitu pengetahuan, keahlian, dan motivasi. Pengetahuan diartikan sebagai pemilihan perilaku apa yang terbaik yang digunakan untuk situasi tertentu. Sedangkan keahlian adalah kemampuan mengaplikasikan perilaku tadi pada situasi yang sama. Dan motivasi yaitu memiliki hasrat untuk berkomunikasi dengan membawa sifat-sifat seseorang yang ahli dibidangnya.

3. Konstruktivisme

Teori ini bisa menjelaskan bahwa orang yang memiliki persepsi kognitif yangkompleks terhadap orang lain, akan memiliki kapasitas berkomunikasi secara canggih dengan hasil yang positif.

4. Coordinated Management of Meaning

Teori ini digunakan untuk menjelaskan suatu percakapan (kegiatan komunikasi antara dua orang), dimana para pelaku komunikasinya membentuk realitas sosialnya sendiri dengan cara memperoleh pertalian tertentu.

5. Expectancy Violation (Teori Langgaran)

Teori ini memandang komunikasi sebagai proses pertukaran informasi tingkat tinggi dalam hal hubungan isi komunikasi, sehingga bisa digunakan oleh masing-masing pelaku komunikasi untuk menyerang harapan-harapan pihak lawan bicarana, baik dalam arti positif maupun negatif, bergantung kepada suka atau tidaknya para pelaku komunikasi masing-masing.

6. Fundamental Interpersonal Relations Orientation (FIRO)

Teori ini memusatkan diri pada tiga kebutuhan interpersonal yang sebagian besar orang merasakannya, yakni kebutuhan untuk terlibat, pengendalian, dan untuk kasih sayang. Teori ini mempertahankan bahwa orang memulai hubungan dengan orang lain dengan tujuan untuk memuaskan salah satu dari kebutuhan-kebutuhan tersebut.

7. Interpersonal Deception (Teori Muslihat)

Teori ini digunakan untuk menjelaskan kebohongan-kebohongan komunikasi seseorang dengan cara memancing komunikan dengan informasi yang tidak benar sehingga terbongkarlah kenyataan bohongnya.

8. Marital Communication (Komunikasi Perkawinan)

Teori ini menjelaskan bahwa ada tiga faktor yang bisa diukur dalam pasangan perkawinan, dan mereka cenderung membagi kedalam kelompok-kelompok sesuai dengan dimensi tradisional, independen, dan separatif.

9. Relation Dialektika (DialektikaRelasional)

Teori ini membahas tentang dialektika yang sebenarnya sudah ada sejak lama. Teori ini bersifat bebas dan berubah dalam segala aspekya.

10. Social Exchange Theory

Dilingkungan komunikasi, teori ini didasarkan pada pertukaran reward dan biaya dengan tujuan untuk meningkatkan nilai-nilai hasil dari proses komunikasi yang terjadi secara perorangan dalam proses komunikasi interpersonal.

11. Social Penetration Theory (Teori pertukaran Sosial)

Teori ini menegaskan bahwa ketika hubungan tertentu antar orang menjadi berkembang, komunikasi bergeser dari yang asalnya dangkal dan tidak intim, berubah meningkat menjadi lebih personal.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Tujuan Komunikasi Interpersonal

1. Menemukan Diri Sendiri

Bila kita terlibat dalam komunikasi pertemuan interpersonal dengan orang lain, kita belajar banyak sekali tentang diri kita maupun orang lain. Kenyataannya sebagian besar dari persepsi kita adalah hasil dari apa yang telah kita pelajari dalam pertemuan interpersonal

2. Menemukan Dunia Luar

Hanya komunikasi interpersonal yang menjadiakn diri kita dapat memahami lebih banyak tentang diri kita dan orang lain yang berkomunikasi dengan kita. Hal ini menjadikan kita lebih banya mengenal dunia luar, dunia objek, kejadian-kejadian dan orang lain.

3. Membentuk dan Menjaga Hubungan yang Penuh Arti

Salah satu keinginan orang yang paling besar adalah membentuk dan memelihara hubungan dengan orang lain. Banyak dari waktu yang kita pergunakan dalam komunikasi interpersonal diabdikan untuk membentuk dan menjaga hubungan social dengan orang lain. Hubungan yang demikian membantu mengurangi kesepian dan depresi, menjadikan kita sanggup berbagi, kesenangan kita dan umumnya membuat kita merassa lebih positif tentang diri kita

4. Merubah Sikap dan Tingkah Laku

Banyak waktu yang kita pergunakan untuk merubah sikap dan tingkah laku orang lain dengan pertemuan interpersonal. Kita boleh mmenginginkan mereka memilih cara tertentu. Misalnya, mencoba diet yang baru, membeli barang tertentu, melihat film, menulis, membaca buku, memasuki bidang tertentu, dan percaya sesuatu itu benar atau salah.

5. Untuk Bermain dan Kesenangan

Bermain mencakup semua aktivita yang mempunyai tujuan utama adalah mencari kesenangan. Berbicara dengan teman mengenai aktivitas kita pada waktu akhir pecan, berdiskusi mengenai olahraga, dan menceritakan cerita lucu. Pada umumnya hal itu adalah dianggap tidak berarti dan menghabiskan waktu, namun sebenarnya kegiatan tersebut sangat penting. Dengan melakukan komunikasi interpersonal semacam itu dapat memberikan keseimbangan yang penting dalam pikiran yang memerlukan rilek dari semua keseriusan dilingkungan kita.

6. Untuk Membantu

Ahli-ahli kejiwaan, ahli psikologi klinis dan terapi menggunakan komunikasi interpersonal dalam kegiatan professional mereka untuk mengarahkan kliennya. Kita semua juga berfungsi membantu orang lain dalam interaksi interpersonal kita sehari-hari. Misalnya, tman yang putus cinta berkonsultasi, konsultasi tentang mata kuliah yang sebaiknya diambil dan menenangkan anak yang sedang menangis.

Tujuan komunikasi interpersonal ini juga bisa dilihat dari dua perspektif yang lain, yaitu :

1. Factor yang memotivasi atau alasan mengapa kita terlibat didalam komunikasi interpersonal. Artinya kita terlibat dalam komunikasi interpersonal untk mendapatkan kesenangan, untuk membantu, dan merubah tingkah laku seseorang.

2. Hasil atau efek umum dari komunikasi interpersonal yang berasal dari pertemuan interpersonal. Artinya tujuan komunikasi interpersonal adalah untuk mendapatkan pengetahuan tentang diri, membentuk hubungan yang lebih berarti dan memperoleh tambahan pengetahuan dunia luar.

B. Hambatan yang Menyebabkan Komunikasi Tidak Efektif

1. Status effect

Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2. Semantic Problems

Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels

Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7. No Feed back

Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

C. Upaya Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Dalam Lingkungan Organisasi

1. Kepercayaan Interpersonal dan Keterbukaan

Inti sari kerja kelompok adalah saling percaya yang didasarkan pada pertukaran informasi yang dapat diandalkan. Ini merupakan salah satu azas manajemen yang telah diterima secara universal. Di pihak lain, persengketaan terjadi di lingkungan sekolah merupakan sebab utama timbulnya ketegangan yang menimbulkan kesulitan dalam berkomunikasi dan mengurangi kepercayaan.

Penerimaan suatu informassi sering kali dipengaruhi oleh latar belakang penerimanya. Misalnya, gangguan (distorsi) dapat terjadi apabila “si pengirim” tidak disenangi dan dicurigai.

Penelitian Ziller di antara 96 awak pesawat terbang yang mempekerjakan kira-kira 1.000 orang, telah menunjukkan bahwa awak yang kepercayaan kelompoknya lebih besar, lebih luwes dan mempunyai sistem komunikasi yang terbuka akan mencapai tujuan denga maksimal dan ketegangan-ketegangan dapat diatasi atau hampir tidak di temui.

Begitu juga halnya dalam lingkungan sekolah. Sekolah akan bisa mewujudkan visi dan misinya jika sekolah tersebut dalam keadaan stabil, tidak terjadi ketegangan atau pertingkaian-pertingkaian yang dapat menghambat proses pembelajaran.

Tidak lancarnya komunikasi atar komponen di lingkungan sekolah dapat menyebabkan kesalahpahaman dan kecurigaan antar berbagai pihak, misalnya antara kepala sekolah dengan guru, kepala sekolah dengan karyawan, atau bahkan pihak sekolah dengan siswa. Jadi ini sampai terjadi tentu saja proses pembelajaran tidak akan dapat terjadi semestinya. Contohnya, disebuah sekolah siswa diwajibkan memakai baju batik setiap hari rabu dan wajib memesan kepada pihak sekolah dengan membayarkan kepada bendahara sekolah. Jika tidak adanya keterbukaan antara pihak sekolah dengan siswa, hal ini bisa menimbulkan kecurigaan meskipun pembayaran yang diminta itu tidak seberapa. Kecurigaan yang bekerlanjutan, juga bisa menjadi pemicu demonstrasi siswa terhadap sekolah, seperti yang sering terjadi ahir-akhir ini. Dan jika telah terjadi demonstrassi, tentu proses pembelajaran tidak dapat diadakan. Sehingga waktu terbuang sia-sia.

Selain itu keterbukaan antara kepala sekolah dengan guru juga penting. Karena hal ini juga menyangkut perkembangan peserta didik. Misalnya saja ada sebuah masalah dalam lingkungan sekolah tersebut akibat kelalaian seorang guru, dan ia melaporkan kepada kepala sekolah. Seharusnya kepala sekolah tidak boleh langsung marah atau menghukum guru tersebut, tetapi menanyakan kenapa bisa terjadi, lalu dicari penyelesaiannya secara bersama-sama. Suatu masalah bila dipecahkan secara bersama, tentu akan terasa lebih mudah dan kekeluargaan dalam sekolah tersebut dapat tercipta. Kepala sekolah juga bisa memenuhi kebutuhan siswa-siswanya dan staf pengajar yang meliputi hal-hal yang mendukung proses pembelajaran. misalnya, pembangunan laboratorium, pemenuhan alat-alat olahraga, alat-alat kesenian ataupun buku-buku penunjang pembelajaran. Sehingga potensi-potensi yang dimiliki siswa bisa di kembangkan secara maksimal dan tujuan pendidikan tercapai secara optimal.

Selain masalah-masalah dapat dengan cepat teratasi, kepala sekolah juga bisa dengan cepat mengukur kompetensi sekolahnya untuk kemudian dikembangkan.

Haney (1973) menemukan bahwa semakin tinggi kepercayaan cenderung motivasi kerja juga tinggi. Jika bawahan merasa bahwa atasan mereka tidak percaya kepada mereka, mereka akan merespon dengan sedikit kebencian dan kurang kerelaan.

Jika hal ini terjadi tentu saja sangat berdampak pada proses pembelajaran. Disitu lah letak pentingnya keterbukaan dan kepercayaan.

2. Hubungan Interpersonal yang Efektif

Menurut Roger hubungan interpersonal akan terjadi secara efektif apabila kedua pihak memenuhi kondisi berikut :

1. Bertemu satu sama lain.

2. Empati secara tepat terhadap pribadi yang lain dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain secara berarti.

3. Menghargai satu sama lain, bersifat positif dan wajar tanpa menilai atau keberatan.

4. Menghayati pengalaman satu sama lain dengan sungguh-sungguh, bersikap menerima dan empati satu sama lain.

5. Merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan iklim yang mendukung dan mengurangi kecendrungan gangguan arti.

6. Memperlihatkan tingkah laku yang percaya penuh dan memperkuat perasaan aman terhadap orang lain.

Pace dan Boren (1973) mengusulkan cara-cara untuk menyempurnakan hubungan interpersonal. Hubungan interpersonal cenderung menjadi sempurna bila kedua pihak mengenal standar berikut :

a. Mengembangkan suatu pertemuan personal yang langsung satu sama lain mengkomunikasika perasaan secara langsung.

b. Mengkomunikasikan suatu pemahaman empati secara tepat dengan pribadi orang lain melalui keterbukaan diri.

c. Mengkomunikasikan suatu kehangatan, pemahaman yang positif mengenai orang lain dengan gaya mendengarkan dan berespon.

d. Mengkomunikasikan keaslian dan penerimaan satu sama lain dengan ekspresi penerimaan secara verbal dan nonverbal.

e. Berkomunikasi dengan ramah tamah, wajar,menghargai secara positif satu sama lain melalui respon yang tidak bersifat menilai.

f. Mengkomunikasikan satu keterbukaan dan iklim yang mendukung melalui konfrontasiyang bersifat membangun.

g. Berkomunikasi untuk menciptakan kesamaan arti dan memberikan respon yang relevan.

Pada pernyataan dan preposisi di atas terdapat satu kesamaan iklim yang mendukung harus ada agar hubungan interpersonal dapat dijaga dan disempurnakan. Lingkungan yang mendukung dalam lingkungan sekolah maksudnya, kepala sekolah mendukung, ramah tamah, bersifat membantu, baik dan tegas, tidak pernah mengancam, memperhatikan sungguh-sungguh keadaan guru, karyawan beserta siswanya, dan berusaha keras melayani perhatian yang baik dari guru, karyawan beserta siswanya, menunjukkan kepercayaan dan memotivasi.

3. Kerangka Acuan

Lepas dari kenyataan bahwa komunikasi antar orang dalam organisasi dapat dipengaruhi karena ditahannya atau dikacaukannya informasi, atau bisa juga informasi yang disampaikan seringkali baru sebagian atau tidak lengkap, sehingga masih memberi kemungkinan informasi itu akan menjadi berat sebelah atau dibesar-besarkan.

Cara yang paling mudah untuk merumuskan kerangka acuan adalah denga menganggapnya sebagai latar belakang suatu pendapat yang digunakan untuk pengambilan keputusan sehari-hari dan sebagian besar didasarkan pada pengalaman pribadi.

Secara ideal dapat diharapkan agar atasan dapat menyampingkan masalahnya dan melihat masing-masing masalah bawahan sacara objektif.

4. Jarak Kognitif

Osgood dan rekannya banyak melakukan penelitian didalam menentukan cara mengukur tingkat kesamaan antara kerangka acuan dari dua orang.

Dalam suatu penelitiab yang meliputi 300 orang Turki, seorang ahli sosiologi, Lerner, menyatakan bahwaberdasarkan persamaan kerangka acuan mereka subyek-subyek penelitiannya dapat digolong-golongkan dalam jenis modern, peralihan dan tradisional. Penggolongan jenis ini ternyata merupakan peramal yang lenih baik akan pendapat para subyek daripada patokan seperti status, penghuni daerah pinggiran kota, dan sebagainya.

Prof. Maier mendapatkan suatu penjelasan atas hasil-hasil ketika ia mengakhiri sebuah penelitian lainya lagi :

Perlu dicatat bahwa kurangnya informasi dari para bawahan mereka tidak menghambat para atasan mendapat gambaran mengenai kesulitan para bawahannya. Tidak seorang atasanpun enggan berbicaramengenai hal ini. Para atasan

5. Empati

Argyris menulis mengenai kemampuan mempertemukan jurang kognitif sebagai salah satu kemampuan dasar manusia (empati, kecerdasan dan keterampilan melakukan sesuatu).

Berhasilnya penyampaian suatu informasi dipengaruhi oleh kesediaan mendengar. Hanya dengan mendengra seseorang, seorang komunikator aka dapatmeramalkan dan berantisipasi terhadap keadaan psikologis intern oran lain.

Para ahli teori keorganisasian, Deanborn dan Simon, telah menunjukkan pengaruh identifikasi depertemental ketika sekelompok pemimpin dari berbagai departemen diminta membaca suatu kasus dan mengenali masalah yang paling banyak hubungannya dengan pekerjaan mereka. Jadi, para wiraniaga menyebut peningkatan pemasaran sebagai pemecahan masalah, sedangkan pejabat personalia menunjukkan bahwa hubungan manusialah yan merupakan masalah pokok.

Masalah ini pada umumnya dapat ditimbulkan kepala sekolah yang tidak mengetahui halangan komunikasi dan gagal memanfaatkan sebaik mungkin saluran komunikasi, terutama kegagalan mendengar apa yang hendak disampaikan guru, karyawan maupun sisiwanya.

Rodgers dan Roethlisberger (184:87) berpendapat banyak orang cenderung mengelakkan usaha memahami orang lain karena :

a. Dengan memahaminya, pendirian si pendengar sendiri akan dapat berubah.

b. Mendengar orang lain dengan seksama dapat mempertinggi emosi, akan sulit diatasi, terutama jika kerangka acuan pembicara jauh berbeda dengan kerangka acuan pendengar.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Simpulan yang dapat diambil dari Upaya Meningkatkan Komunikasi Organisasi dalam lingkungan kantor adalah sebagai berikut :

1. Komunikasi intrapersonal yaitu komunikasi yang terjadi dalam diri sendiri.

2. Komunikasi intrapersonal sangat dibutuhkan dalam lingkungan kantor, karena dengan komunikasi organisasi tersebut bisa berkembang dan hubungan antarpersonal juga berjalan lancar, dan tujuan organisasi dapat tercapai secara optimal.

3. Empati, kepercayaan, keterbukaan dan kerangka acuan dapat meningkatkan komunikasi antar idividu dalam lingkungan kantor.

B. Saran

Sesuai dengan hasil penulisan, adapun rekomendasi yang penulis sarankan, adalah sebagai berikut :

1. Hendaknya berbagai pihak yang terkait dalam organisasi lebih memperhatikan komunikasi yang terjadi antar komponen organisasi.

2. Bagi pemimpin dimasa akan datang, hendaknya persiapkan kemampuan dalam berkomunikasi, agar mudah dalam menyampaikan informasi terhadap bawahannya.

DAFTAR PUSTAKA

Abizar. 2008. Interaksi Komunikasi dan Pendidikan. Padang : UNP Press

Cangara, Hafied. 2008. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : Raja Grafindo

Lilico, T.M. 1984. Komunikasi Manajemen. Jakarta : Erlangga

Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran.Bandung : Mandar Maju

Muhammad, Arni. 1995. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Nuraida Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta : Kanisius